Validi negoziatori cercasi

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In un mercato del buyer, dove ha maggior “potere contrattuale” chi compra e non chi vende, ha ancora senso preparare bene una negoziazione con i fornitori? Perché ancor oggi chiediamo ai nostri colleghi e collaboratori di far buon uso dei propri skill professionali (hard e soft) e di affinare le capacità comunicative che dovrebbero far parte del bagaglio professionale di chi opera nella Funzione Acquisti? La maggior parte dei buyer, giovani e meno giovani, che incontro durante i periodi di coaching affermano che molto spesso affrontano negoziazioni, anche piuttosto importanti, non solo senza una sufficiente preparazione di base, ma soprattutto senza essersi adeguatamente preparati. Giustificazione che spesso viene data: “non abbiamo tempo … tanto, oggi il coltello dalla parte del manico ce l’abbiamo noi!”. Quanti errori si fanno per incapacità di gestire correttamente il proprio tempo o per presunzione! Prendo a prestito la definizione utilizzata in Adaci (Associazione Italiana degli Acquisti e Supply management) per confermare che negoziare per un buyer oggi dovrebbe ancora voler dire: saper svolgere una trattativa con una realtà fornitrice in modo da definire tutti i dettagli di una transazione,”allo scopo di raggiungere un accordo che ne favorisca l’effettiva esecuzione”. Ricordiamoci infatti che, anche se siamo in una situazione economica molto critica in cui Cliente e Fornitore tendono a massimizzare i propri benefici (o almeno a ridurre le perdite…), non possiamo non tener conto del fatto che entrambi hanno comunque sempre il reciproco interesse che la negoziazione vada a buon fine.
Avere il dubbio, o peggio la convinzione, che la negoziazione abbia esaurito gran parte della propria utilità, pone l’azienda di fronte ad un forte rischio di perdita di competitività e riduzione del valore aggiunto che la sua Funzione Acquisti potrebbe e dovrebbe apportare.

Cosa e come negoziare
E’ sicuramente vero che non tutti gli acquisti richiedono una trattativa e che non possiamo sprecare lo scarso tempo che abbiamo a disposizione per negoziare qualsiasi cosa, ma è altrettanto sicuro che il buyer deve preparare con cura tutte le negoziazioni relative alle forniture più importanti, siano esse critiche/strategiche, che ad alto valore aggiunto (quelle ad effetto leva perché di notevole dimensione economica). In ogni negoziazione in cui sono in gioco grandi numeri il compratore ed il venditore tendono inevitabilmente a muoversi secondo le politiche d’acquisto/di vendita ed i margini che l’azienda ha dato loro; solo se ambedue saranno in grado di ottenere un giusto profitto od un corretto costo globale di fornitura, sarà possibile chiudere la trattativa.
Chi opera sul mercato da diversi anni ricorda che i buyer, prima dell’avvento della crisi, avevano la sana abitudine di incontrare i seller dei loro principali fornitori con una certa frequenza, anche al di fuori dei periodi in cui si stipulavano contratti annuali o pluriennali.
Per questo motivo, quando poi s’incontravano per effettuare una trattativa (magari anche piuttosto serrata), rispettando i confini al di là dei quali avrebbero rischiato di ledere in modo intollerabile gli interessi dell’uno o dell’altro, le parti predisponevano il terreno sul quale incontrarsi e cercare soluzioni in grado di assicurare vantaggi alla propria azienda.
Oggi forse tutto questo è un po’ più difficile e l’attenzione “sul prezzo”, più ancora che sul “costo globale di fornitura”, che tutte le nostre aziende stanno nuovamente mettendo in forte risalto, fa sì che la Funzione Acquisti torni ad utilizzare in modo aggressivo lo strumento della trattativa. In un rapporto evoluto Cliente/Fornitore, buyer e seller dovrebbero ben sapere che la saggezza nel gestire la trattativa e la discrezione nell’affrontarla, non sono e non devono essere incompatibili con l’abilità e la fermezza nel cercare di raggiungere ognuno i propri specifici obiettivi, cercando di tenere sempre in buon conto le aspettative della controparte e non abusando mai del potere contrattuale che la nostra posizione potrebbe darci.

Presupposti chiave per gestire una negoziazione
Per gestire con efficacia le trattative non è necessario essere nati negoziatori, ma è pur vero che alcuni skill di base devono essere posseduti ed altri devono essere eventualmente fatti propri ed imparati nel tempo. Un buyer deve avere capacità comunicative e di problem solving, deve essere in grado di reggere lo stress e di lavorare in team; chi acquista deve avere capacità e skill negoziali, conoscere bene il prodotto/servizio che deve approvvigionare, saper programmare ed avere visione strategica, anche a medio termine.
Qualora si sia entrati da poco nella Funzione Acquisti di una nuova azienda, è necessario saper dialogare con i tecnici e/o gli utenti finali su ciò che dobbiamo acquistare per apprenderne le caratteristiche più importanti. Prima di intraprendere una negoziazione, al fine di prepararla al meglio, è necessario conoscere a fondo la situazione del mercato di riferimento ed essere informati sull’andamento dei prezzi, non solo del momento, ma anche del recente passato, sopratutto in presenza di una eventuale oscillazione o volatilità degli stessi. Operando oggi in contesti sempre più internazionali, è necessario per molti buyer conoscere più di una lingua e saper negoziare con fornitori di altri paesi, avendo cura di “conoscere in che modo loro sono abituati a negoziare”. Nelle negoziazioni internazionali gli skill di base o l’apprendimento di tecniche sofisticate non sempre possono essere infatti sufficienti, ma solo se si è cercato di avere l’umiltà di apprendere come ci si muove in quei particolari mercati, si potranno raggiungere obiettivi e risultati soddisfacenti.

Gli step di un’efficace negoziazione
La negoziazione non è dunque una modalità operativa che nasce e muore nell’arco di poche ore o di una giornata. Ci sono i vari step che dovrebbero essere eseguiti per arrivare ad un’efficace negoziazione con i proprio fornitori, in particolar modo con quelli critici e/o strategici per la nostra azienda. Il buyer o il team che è chiamato a negoziare ha la necessità innanzitutto di determinare gli obiettivi che si desiderano raggiungere. Obiettivi di qualità di prodotto/servizio, modalità di esecuzione e di consegna, fascia di prezzo che miriamo di ottenere, costi accessori da valutare per determinare il costo globale di fornitura, modalità e tempistiche di pagamento, tipologia di contratto che si desidera stipulare o di ordine che si andrà ad emettere, modalità di controllo dell’esecuzione dell’ordine stesso.
La cosa più importante è comunque impostare e preparare la trattativa e non lasciare nulla al caso, confrontandoci ogni volta che è necessario con la parte tecnica o con l’utente finale che ci richiede l’acquisto, ma anche e soprattutto verificando la situazione in atto col fornitore che dobbiamo incontrare, cercando di conoscere la sua capacità produttiva o commerciale, esaminando la sua situazione generale e finanziaria e come si muove rispetto al mercato di riferimento ed ai suoi concorrenti. Solo predisponendo correttamente le basi per la negoziazione saremo successivamente in grado di effettuare una soddisfacente trattativa col nostro fornitore. Ricordiamoci infine di non dimenticarci di lasciare un breve resoconto delle fasi più salienti di un’importante trattativa e di sintetizzare i contenuti in un report. Se lasciamo traccia di quanto discusso col venditore, non andranno disperse le notizie più importanti e serviranno anche per successive negoziazioni, nostre o di nostri colleghi.
Solo in questo modo sapremo concludere validamente una negoziazione con i fornitori. Ogni buyer che possa dirsi tale deve saper mettere a frutto l’insieme delle conoscenze e delle esperienze acquisite durante la sua vita lavorativa in modo da concretizzare in quella che è considerata l’attività principe della Funzione Acquisti tutte le attenzioni e le capacità che mette in atto per contattare, valutare e gestire i fornitori che meritano di essere inseriti nell’albo aziendale.

 

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