La forza di una funzione acquisti efficiente

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Nel tempo ogni singola azienda dà corpo ad una sua politica di gestione dei fornitori, sia che lo faccia in modo strutturato e studiato nel tempo, sia che si muova facendo forza sulle “esperienze” e sulle “capacità” dell’imprenditore e delle persone più fidate. La gestione dei fornitori non è univoca, né può essere totalmente standardizzata, ma “è diversa” da azienda ad azienda, anche all’interno di settori produttivi analoghi per tipologia di mercato di fornitura e di sbocco. Costruire, aggiornare e rendere sempre più efficiente il proprio “Albo Fornitori” non è più una delle “necessità” imposte dall’osservanza delle norme ISO 9000, Vision 2000 e quantaltro,  ma è invece una delle attività prioritarie che la Funzione Acquisti di tutte le aziende oggi deve ben “saper fare”.  Bisogna gestire efficientemente quell’insieme di scelte e di strumenti manageriali che servono ad inquadrare e sviluppare, nelle sue diverse fasi e nel tempo, il rapporto con le imprese fornitrici: dalla prima ricerca del nuovo fornitore, al mantenimento del consolidato, dalla richiesta delle offerte, alla negoziazione e dalla ricezione del bene e del servizio, alla verifica qualitativa dello stesso. Una delle scelte più importanti riguarda il rapporto di fornitura che l’azienda vuole impostare. Nelle PMI italiane, di norma, si individuano tre modelli comportamentali: concentrarsi su un solo fornitore per ogni singolo componente d’acquisto; estendere a più fornitori (spesso diversi) ogni richiesta di acquisti ad effetto leva e strategici; oppure predisporre una strategia di approvvigionamento per cui l’azienda utilizza un numero limitato di fornitori alternativi per la fornitura del medesimo prodotto.
E’ quindi necessario innanzitutto analizzare il mercato di fornitura, definendo una semplice procedura per la gestione dei rapporti che individui il numero dei fornitori per ognuna delle merceologie più importanti (20% dei prodotti/servizi acquistati e 20% dei fornitori con maggior volume d’acquisto) e la loro organizzazione, decidendo quali procedure (semplici) di valutazione utilizzare, valutando capacità e performance (basandosi soprattutto sulla valutazione delle forniture), definendo che tipo di ordini e di contratti utilizzare con loro, ed infine coinvolgendo eventualmente alcuni fornitori nella cogestione di eventuali processi/progetti innovativi.
Può sembrare che alcuni di questi passaggi possano essere in parte ridondanti per una PMI di piccole dimensioni, ma è ormai assodato che anche per le piccole imprese è necessaria un’organizzazione strutturata degli acquisti, instaurando rapporti di fornitura frutto di un processo razionale ed inserito nella più ampia strategia aziendale che il management o l’imprenditore vogliono dare in questo periodo di particolare crisi.
Come dunque si deve muovere il buyer per analizzare e conoscere il mercato di fornitura in un momento così complesso? Come gestire i fornitori, quanti e quali dovrebbero essere quelli da classificare prioritari e/o strategici? Che approccio impostare? Quali scelte dovrebbero guidare l’operato della funzione acquisti?
Semplicemente rispondendo a queste domande ogni azienda già decide in che modo vuole gestire i propri fornitori ed i loro mercati di riferimento.

Proviamo anche noi a dare delle risposte.
Negli acquisti leva ed in quelli strategici dovremmo evitare di dipendere da un solo fornitore, visto le problematiche di natura economico finanziaria che alcuni potrebbero oggi avere. Bisogna ridurre i rischi di mancato rifornimento, attivando processi di effettiva concorrenza tra fornitori ed utilizzando soprattutto quelli che hanno un’elasticità produttiva superiore. Per quanto concerne l’orizzonte temporale in cui gestirli, difficilmente possono essere prese decisioni a priori, ma è importante capire bene quali vantaggi sono raggiungibili con acquisti a breve termine e quali con accordi di medio/lungo.
Impostare con i principali fornitori rapporti a medio termine sicuramente favorisce la possibilità di negoziare sconti quantità e riduzioni di prezzo con la promessa di mantenere il rapporto anche in futuro.
Lavorare a medio/lungo termine con fornitori consolidati porta però anche svantaggi, quali: il rischio di perdere eventuali opportunità sul mercato che solo gli acquisti spot sono in grado di far cogliere pienamente, il possibile allentamento della concorrenzialità di altri fornitori poco utilizzati e soprattutto possibili “condotte opportunistiche” da parte di fornitori poco abituati ad essere veramente messi in concorrenza.
Le scelte aziendali fatte dalle nostre PMI nell’ultimo decennio sono state senza dubbio rivolte all’opportunità di privilegiare i fornitori consolidati, rispetto ai potenziali/nuovi, piuttosto che di “privilegiare” i fornitori locali rispetto a quelli extra-nazionali o extraeuropei.
Non è tecnicamente sbagliato avere un occhio di riguardo per il fornitore “vicino”, soprattutto, se necessitiamo d’interagire di continuo e personalmente con loro, se i costi logistici e di trasporto (spesso estremamente variabili nel tempo) possono incidere in modo consistente sul costo globale di fornitura, se l’azienda necessita di creare indotto e soprattutto se…qualità del prodotto/servizio e prezzo non siano particolarmente disallineati. Qualora invece si abbia la necessità di lavorare molto sulla riduzione dei costi ed il prodotto del fornitore nuovo o extraeuropeo si adatti perfettamente alle nostre necessità, non potremmo non cercare di cogliere quelle opportunità che i nuovi mercati ed i sostegni internazionali stanno continuamente mettendo a nostra disposizione.

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